Modules GED pour votre Commune
Youdoc, une solution complète, modulaire et sécurisée de GED adaptée aux administrations publiques
Youdoc, une solution complète, modulaire et sécurisée de GED adaptée aux administrations publiques
L’importance de la digitalisation dans la gouvernance publique est une évidence. Notre connaissance du secteur public couplée à notre expertise en gestion électronique de documents, nous permet de vous accompagner pas à pas dans votre démarche de dématérialisation et de répondre aux besoins métiers des Communes et des Organisations publiques romandes. Les modules gestion de documents de Citizen s’appuient sur notre solution de gestion électronique de documents Youdoc.
Factures, pièces comptables, documents du contrôle de l’habitant ou du service technique, courriers, etc., Youdoc traite tous types de contenu et vous permet de collecter, créer, valider, partager et suivre vos documents. Transverse aux différents services de votre commune et intégrée à vos applications (ERP, suite office, etc.), Youdoc vous fera gagner un temps précieux grâce à de puissantes possibilités de recherches.Organisez en toute sécurité vos documents en fonction de vos processus dans un plan de classement communal ou une arborescence métier.
Youdoc est une solution complète, 100% web et modulaire. La conformité, la conservation des documents ainsi que les sécurités d’accès font partie de son socle de base.
Connectés à Citizen, les différents modules de GED proposés améliorent l’expérience de vos utilisateurs, simplifient l’accès aux documents et facilitent les échanges tout en mettant l’accent sur la sécurité, la traçabilité et la conformité de vos documents.
Acquisition
permet de numériser et récupérer vos documents papiers ou électroniques ainsi que leurs données. Il automatise et simplifie le travail, de numérisation, de lecture, de saisie et de classement.
Gestion électronique de Documents
est le référentiel documentaire de votre commune. La GED optimise le classement, le partage et l’accès aux documents entre les différents services. Tous vos documents sont centralisés et disponibles en tout lieu de manière sécurisée, en fonction de vos droits utilisateurs.
Circulation/Workflow
est le complément indispensable à votre GED pour gérer les flux documentaires de votre administration. Grâce à son ergonomie, vous serez rapidement autonome pour concevoir de manière agile et flexible les processus propre à votre commune. Il permet de faire circuler les documents et d’assurer le suivi des tâches administratives aux travers des différents services.
Dossiers Métiers
vous donne accès en tout temps depuis vos applications métiers, aux documents en lien avec celles-ci. L’accès aux documents est sécurisé et centralisé dans une GED unique à l’ensemble de votre administration.
Signataire électronique
permet à vos élus municipaux et chef de services de parapher à distance tous types de documents (devis, contrats, courriers, etc.) au travers d’une signature numérique. Vous optimisez vos flux de validation et évitez les impressions inutiles de documents, tout en garantissant la fiabilité et la traçabilité du processus de signature.
Archivage automatique de documents métiers
permet d’archiver de manière automatique les documents produits par vos applications métier ou d’automatiser le classement de documents lors de reprise d’archives papiers ou de documents numériques.
Processus Courrier
automatise la gestion et le suivi des courriers entrants et sortants, pour les communes qui traitent un nombre important de correspondances au quotidien.
Des modules accessibles à distance
pour vos élus !
Confort d’utilisation
Rapidité et facilité d’accès
Accessible à distance sur laptop, tablette et smartphone
Gestion fine des droits d’utilisateurs selon votre politique de sécurité
Traçabilité des actions des utilisateurs
Solution connecté à vos applications métiers (cadastre, contrôle de l’habitant, comptabilité, etc.)
Plan de classement communal
Recherche intuitive des documents / filtres dynamiques
Temps de réponse quasi-instantané
Reconnaissance automatique et rapide du contenu
Calendrier de conservation
Echanges automatisés des données avec la confédération et les cantons